BAB I
PENDAHULUAN
Integration
Management merupakan salah satu dari sepuluh area pengetahuan utama dalam
manajemen proyek, sebagaimana didefinisikan dalam Project Management Body of
Knowledge (PMBOK® Guide). Area ini berfokus pada pengelolaan dan koordinasi
semua elemen proyek agar tercipta keselarasan antara tujuan proyek, sumber
daya, dan hasil akhir. Dengan kata lain, Integration Management bertujuan untuk
memastikan bahwa semua bagian dari proyek berjalan secara sinergis.
Project
Integration Management adalah rangkaian proses yang memastikan semua elemen
proyek terkoordinasi dengan baik dari awal hingga akhir. Proses dimulai dengan
mengembangkan Project Charter, dokumen resmi yang memberikan otorisasi dan visi
proyek. Selanjutnya, Rencana Manajemen Proyek disusun untuk mengintegrasikan
aspek-aspek penting seperti lingkup, jadwal, biaya, dan risiko. Pada tahap
pelaksanaan, pekerjaan proyek diarahkan melalui Direct and Manage Project Work,
sambil memanfaatkan dan menciptakan pengetahuan baru melalui Manage Project
Knowledge. Proyek dipantau secara berkala melalui Monitor and Control Project
Work untuk memastikan kemajuan tetap sesuai rencana. Ketika ada perubahan,
langkah Perform Integrated Change Control memastikan bahwa perubahan tersebut
dikelola secara terkoordinasi. Proses ini ditutup dengan Close Project or
Phase, yang melibatkan penyelesaian dokumen, persetujuan hasil, dan evaluasi
untuk pembelajaran di masa depan.
Project
Integration Management adalah kunci untuk memastikan keberhasilan proyek,
dengan mengintegrasikan semua proses dan elemen proyek secara menyeluruh, mulai
dari perencanaan, pelaksanaan, hingga penutupan, agar tujuan proyek tercapai
secara efisien dan terkoordinasi.
BAB II
PEMBAHASAN
A.
Proses-Proses dalam Integration Management
Figure 1 Langkah-langkah
Manajemen Integrasi Proyek. Sumber :
https://asana.com/id/resources/project-integration-management
Project Integration
Management memiliki peranan penting dalam keberhasilan setiap proyek yang
mencakup tujuh proses utama yang tersebar di lima fase siklus hidup proyek,
yaitu:
1. Develop Project Charter
Proses ini
berada pada fase Initiating dan bertujuan untuk membuat dokumen resmi
yang mengesahkan keberadaan proyek. Project charter memberikan wewenang kepada
manajer proyek untuk menggunakan sumber daya organisasi dalam pelaksanaan
proyek.
Project Charter
adalah dokumen resmi yang mengotorisasi dimulainya proyek serta memberikan
wewenang kepada manajer proyek untuk menggunakan sumber daya organisasi.
Dokumen ini mencakup tujuan proyek, ruang lingkup awal, kebutuhan bisnis,
asumsi, batasan, risiko awal, serta identifikasi pemangku kepentingan utama.
Project Charter menjadi landasan penting untuk memastikan bahwa proyek memiliki
kejelasan visi dan persetujuan formal sebelum dilanjutkan ke tahap berikutnya.
2. Develop Project Management Plan
Dalam fase Planning,
proses ini menghasilkan dokumen yang menjadi peta kerja untuk mengelola proyek.
Project Management Plan mencakup rencana dari semua area manajemen proyek,
seperti scope, schedule, dan cost.
Rencana
Manajemen Proyek adalah dokumen menyeluruh yang menjabarkan bagaimana proyek
akan dikelola, mencakup lingkup, jadwal, biaya, kualitas, sumber daya,
komunikasi, risiko, pengadaan, dan pemangku kepentingan. Dokumen ini menjadi
panduan utama bagi tim proyek untuk memastikan semua elemen proyek terintegrasi
dan berjalan sesuai rencana. Dengan rencana ini, manajer proyek dapat memantau
dan mengendalikan proyek secara lebih efektif.
3. Direct and Manage Project Work
Proses ini
berada pada fase Executing dan melibatkan pengelolaan aktivitas proyek
untuk mencapai hasil yang diinginkan. Kegiatan ini mencakup koordinasi sumber
daya, pelaksanaan tugas, dan pencapaian deliverable.
Langkah ini
mencakup pelaksanaan aktivitas yang telah direncanakan dalam Rencana Manajemen
Proyek untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Manajer proyek
mengoordinasikan tugas, sumber daya, dan tim untuk memastikan kelancaran
pelaksanaan pekerjaan. Selain itu, pengelolaan pekerjaan proyek mencakup
pengawasan kinerja dan pelaporan perkembangan proyek untuk memastikan proyek
tetap berada di jalur yang benar.
4. Manage Project Knowledge
Juga dalam fase Executing,
proses ini bertujuan untuk memanfaatkan pengetahuan yang sudah ada dan
menciptakan pengetahuan baru agar dapat digunakan pada proyek saat ini dan di
masa mendatang.
Manajemen
pengetahuan proyek bertujuan untuk memanfaatkan pengetahuan yang ada sekaligus
menciptakan pengetahuan baru selama pelaksanaan proyek. Ini melibatkan berbagi
pelajaran yang telah dipelajari, dokumentasi pengalaman, serta peningkatan
pembelajaran organisasi. Langkah ini penting untuk mendorong inovasi, mencegah
kesalahan berulang, dan meningkatkan kinerja tim dalam proyek-proyek mendatang.
5. Monitor and Control Project Work
Pada fase Monitoring
and Controlling, proses ini memastikan bahwa pekerjaan proyek sesuai dengan
rencana manajemen proyek. Proses ini mencakup pemantauan kinerja, pelaporan
status, dan penerapan perubahan jika diperlukan.
Tahap ini
berfokus pada pemantauan kinerja proyek untuk memastikan kemajuan sesuai dengan
Rencana Manajemen Proyek. Proses ini mencakup pelaporan kinerja, pengukuran
hasil kerja, serta analisis untuk mendeteksi potensi penyimpangan sejak dini.
Dengan pengawasan yang baik, manajer proyek dapat memastikan bahwa proyek tetap
sesuai dengan jadwal, anggaran, dan tujuan yang telah ditetapkan.
6. Perform Integrated Change Control
Masih pada fase Monitoring
and Controlling, proses ini mengelola perubahan yang diajukan selama proyek
berlangsung. Semua permintaan perubahan harus dievaluasi dampaknya sebelum
disetujui, ditolak, atau ditunda.
Melakukan
pengendalian perubahan terpadu adalah proses untuk mengelola semua permintaan
perubahan terhadap proyek, seperti anggaran, jadwal, atau ruang lingkup.
Perubahan ini dievaluasi dan dikelola secara sistematis oleh komite kontrol
perubahan untuk meminimalkan risiko terhadap keberhasilan proyek. Dengan
pendekatan ini, proyek tetap dapat berjalan dengan integritas meskipun ada
modifikasi yang dilakukan.
7. Close Project or Phase
Pada fase Closing,
proses ini memastikan bahwa semua aktivitas proyek atau fase telah diselesaikan
dengan benar. Dokumen resmi seperti acceptance document harus diselesaikan, dan
pelajaran yang didapat selama proyek harus didokumentasikan.
Penutupan proyek
atau fase melibatkan penyelesaian semua aktivitas proyek secara resmi, termasuk
menyusun dokumentasi akhir, mendapatkan persetujuan hasil dari pemangku
kepentingan, dan menyimpulkan pelajaran yang telah dipelajari. Proses ini
memastikan bahwa semua tujuan proyek telah tercapai dan memberikan dasar yang
kuat untuk perbaikan pada proyek-proyek mendatang. Dokumentasi akhir juga
menjadi arsip penting untuk referensi masa depan.
B.
Pentingnya Integration Management
Integrasi proyek
penting karena tujuannya adalah untuk memastikan proses proyek Anda berjalan
secara efisien dan memenuhi tujuan yang direncanakan . Integrasi proyek
dilakukan dengan mengoordinasikan dan menyinkronkan proses di seluruh siklus
hidup proyek. Integration Management memiliki peran yang sangat penting dalam
keberhasilan proyek karena:
- Memastikan Konsistensi: Integration Management
menyatukan elemen-elemen proyek yang beragam menjadi sebuah kerangka kerja
yang terpadu.
- Mengurangi Risiko: Dengan adanya pengawasan
dan koordinasi yang baik, risiko ketidaksesuaian dan konflik antarbagian
proyek dapat diminimalkan.
- Meningkatkan Efisiensi: Proses yang
terintegrasi membantu mengoptimalkan penggunaan sumber daya, waktu, dan
biaya.
- Mendukung Pengambilan Keputusan: Data dan
informasi yang dikumpulkan selama proyek memberikan dasar yang kuat untuk
pengambilan keputusan yang lebih baik.
Manfaat lain
dari integrasi proyek adalah memastikan semua orang mengetahui peran dan
tanggung jawab mereka, yang menghindari kebingungan yang dapat memperlambat
proyek. Aspek lain dari integrasi proyek adalah memastikan proyek berjalan
sesuai rencana dengan memantau dan mengukur kemajuan. Hal ini mengarah pada
pengambilan keputusan dan pengendalian kinerja yang lebih mendalam.
C.
Praktik Terbaik dalam Integration Management
Berikut adalah
beberapa praktik terbaik untuk memastikan keberhasilan Integration Management:
- Komunikasi yang Efektif: Pastikan semua pihak
yang terlibat memahami tujuan proyek dan bagaimana kontribusi mereka
memengaruhi keberhasilan proyek secara keseluruhan.
- Pengelolaan Perubahan: Terapkan proses yang
jelas dan transparan untuk menangani perubahan.
- Pengelolaan Pengetahuan: Dokumentasikan
pelajaran yang didapat selama proyek untuk referensi di masa mendatang.
- Pemantauan Berkelanjutan: Gunakan indikator
kinerja utama (KPI) untuk memantau kemajuan proyek secara berkala.
BAB III
KESIMPULAN
Integration
Management adalah inti dari manajemen proyek yang sukses. Dengan mengelola dan
menyatukan semua aspek proyek, manajer proyek dapat memastikan bahwa proyek
berjalan sesuai rencana dan mencapai tujuan yang diharapkan. Proses-proses
dalam Integration Management, jika dijalankan dengan baik, dapat membantu
organisasi mencapai efisiensi, mengurangi risiko, dan menghasilkan hasil proyek
yang berkualitas.
DAFTAR PUSTAKA
- Project Management Institute. (2021). A Guide to
the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Seventh Edition.
Newtown Square, PA: Project Management Institute.
- Tristancho, Camilo. 2023. Project Integration
Management – A Quick Guide. https://www.projectmanager.com/blog/project-integration-management-a-quick-guide
- Inixindo Widya Iswara Nusantara, PT. 2024. Pentingnya
Project Integration Management dalan PMBOK. https://inixindojogja.co.id/pentingnya-project-integration-management-dalan-pmbok-bagaimana-prosesnya/
- Asana, Inc. 2024. Panduan manajemen integrasi proyek
(proses 7 langkah). https://asana.com/id/resources/project-integration-management